こんにちは、営業アシスタントの山本です。
今回は、私が密かに奮闘した「データファイルの整理」についてお話しします。
事の発端は…
私はパソコンを使う時に、事ある毎にポイポイとデスクトップにショートカットを作成していました。
特に整理することなく、気づいた頃には、デスクトップにぎっしりとアイコンが敷き詰まっている状態で、左上のアイコンに他のアイコンたちがどんどん凝縮されていってしまいました。
挙句の果てには開きたいファイルが開けないという状態に陥ってしまいました。
こうして、データファイルの整理が始まりました。
データファイルの仕分け
ここまで一面にアイコンが広がっている状態、いったいどこから手を付ければ良いものか…と少し途方に暮れましたが、大掃除と同じく、まずは「必要なもの」「不要なもの」に仕分けるところからスタートしました。
社内共有フォルダへのショートカット、自分が作成したデータの下書き等がデスクトップ一面に広がっていたので、確実に必要なもの、おそらく不要なもの と仕分けていき、後者の中のファイルの中を確認して、確実に要らないものはゴミ箱へ。もしかしたら要るかもしれないものは「必要なもの」として、デスクトップに戻すという作業を行いました。
デスクトップに設置するだけではまた散らかってしまうのが目に見えているので、「必要なもの」と判断したファイルは、サーバー上の自分専用のフォルダにとりあえず放り込みました。
（デスクトップ上にフォルダを作成しておいても良さそうですが、何かあったときに取り返しがつかないということになってしまわないよう、バックアップとしてサーバー上に作成しています。）
優柔不断な私は「要るか要らないかわからないもの」がたくさん出てきたので、それらをとりあえず放り込む「保留フォルダ」もサーバー上に作成し、ポイポイその中へと放り込んでいきました。このフォルダ内でも確実に要らないものはゴミ箱、要るかもしれないものはそのまま保留にするという作業を行いました。
一度作成したファイルは断捨離がなかなか難しいものなので、とりあえずそれらを残しておける「保留フォルダ」はなかなか便利だなぁと作業をしながら実感しました。「とりあえずスキャンしてPDF化しておこう」とできたPDFファイルはだいたい保留フォルダへ行くことでしょう…。
このように作業を進めていくと、一応はデスクトップをスッキリとさせることができました。あんなに一面にぎっしりと敷き詰まっていたアイコンも、今や８列に。
これでもまだまだ整理の余地はありそうですが、一旦はこれで良しとしました。
デスクトップの配置
とりあえずデスクトップがスッキリとしたので、続いてはアイコンの配置をおこないました。
効率的に作業をするには、使いたいものがどこにあるのかを決めておく必要があります。PCにおいても同じで、開きたいファイルを瞬時に見つけられるようにデスクトップ上に配置する必要があります。
私の場合は、この時点でデスクトップに半分以上空きがあったため、
-
- アプリケーション類【左側】
- 実務関係で参照をするデータ類【右側】
- 日常業務で印刷をして使うフォーマット類【真ん中下側】
というように配置しました。
また、よく使うアプリケーションはタスクバーに追加していきました。
こうすれば、探す時間は圧倒的に削減されますよね。
ファイルのカテゴリ分けとフォルダの活用
デスクトップは一旦置いておいて、次に「必要なもの」に放り込んだファイルたちの分類をおこないました。「実務処理関係」「ホームページ関連」等、大きな括りで分類別のフォルダを作成し、ファイルをそれぞれに振り分けていきました。(先ほどの「保留フォルダ」と並ぶ形になります。)
この時点で作ったフォルダは8個です。この時点では8個だけですが、今後フォルダが増えることを見越して、使用頻度の高い順に並び変えることにしました。
フォルダ内の並び順は何もしなければフォルダやファイルの名前順に並んでいきます。不便なことに、フォルダ内の並び替えは、デスクトップのようにつまんで配置するということは不可能です。
では、どうやってフォルダを並べたい順番に並べるのか。それは、フォルダ名の付け方を統一することです。
先述したとおり、自動的に名前順に並んでいくので、付けたいファイル名の前に数字やアルファベットを付けます。
例えば、「提出書類」「取引先名簿」という2つのフォルダを、上から「提出書類」「取引先名簿」という順に並べたいとすると、そのままでは「取引先名簿」「提出書類」の順に並んでしまいます。(※漢字の音読みで判断されるため)
「01_提出書類」「02_取引先名簿」とすると、数字の序列で並ぶので、「提出書類」「取引先名簿」と並べることができます。
アルファベットでも代用できるので、「a_提出書類」「b_取引先名簿」と付けても大丈夫です。数字とアルファベットでカテゴライズするのも良いと思いますが、あまりにも多いと上の階層にフォルダを設けた方が良いかもしれません。
大まかな整理は完了
分類別にフォルダを作成し、振り分けることで大まかな整理は終えたといえます。ここからさらに各フォルダの中に、同じように分類別のフォルダを作成し、またその中にフォルダを作成していき…と細かくフォルダを作成し、振り分けていくことで、目的のファイルを探し出しやすくなります。
私の場合は3階層で事足りている状態ですが、明らかに整理する前よりファイルを探す時間が大幅に少なくなりました。
私のように、デスクトップ上にファイルが溢れかえってしまっている方がいらっしゃいましたら、ぜひお試しください！
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